INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EVENTO BCI FORUM – INTEGRAZIONE INFORMATIVA PER RICHIESTA DOCUMENTI

La presente informativa è integrata dalla Privacy Policy del sito www.bciforum.it (il “Sito”) da intendersi parte integrante e che riguarda i trattamenti tramite il Sito.

Il titolare del trattamento dei tuoi dati personali è Puratos Italia S.r.l., facente parte del gruppo multinazionale Puratos Group, con sede legale in via Fratelli Lumière n. 37/a, Parma, Codice Fiscale e P. IVA 0346560493 (di seguito “Titolare” o “Puratos”).

Il Titolare può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: privacy@puratos.it.

Per le finalità indicate nella presente informativa, il Titolare tratterà i dati personali che ci fornisci in fase di iscrizione al BCI Forum e che eventualmente raccogliamo durante lo stesso nonché i dati riguardanti eventuali tue richieste specifiche.

Nel caso in cui vorrai comunicarcele, raccoglieremo altresì i dati riguardanti tue allergie o intolleranze alimentari.

a)    Dati per l’iscrizione all’Evento

Al momento della iscrizione al BCI Forum, raccoglieremo i tuoi dati anagrafici e di contatto, quali nome, cognome, azienda, indirizzo e-mail, numero di telefono e/ di cellulare. Inoltre, raccoglieremo informazioni riguardanti le giornate in cui parteciperai all’Evento.

b)    Dati riguardanti la tua partecipazione.

Durante l’Evento potranno essere raccolti ulteriori dati personali, quali la tua immagine.

c)    Dati riguardanti eventuali richieste specifiche

In fase di iscrizione, potremo inoltre raccogliere ulteriori dati personali che ci comunichi in fase di registrazione o mediante apposite richieste, tramite l’apposito form o gli indirizzi presenti sul sito.

d)    Agevolare il tuo check-in in albergo gestendolo per te. Su tua richiesta (contrattuale), i tuoi dati personali, e in particolare il tuo documento, sarà utilizzato da Puratos per essere trasmesso all’albergo in cui alloggerai al fine di facilitare e velocizzare il check-in.

·       La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su tua richiesta.

Il conferimento del tuo documento per tale finalità è facoltativo. Nel caso in cui tu preferissi non fornire il documento di identità a Puratos potrai procedere in autonomia al check-in al tuo arrivo.

e)    Dati riguardanti tue allergie o intolleranze alimentari.

Potremo altresì raccogliere dati riguardanti tue allergie o intolleranze alimentari per la gestione del servizio di catering come evidenziato nel prosieguo.

I dati personali potranno essere trattati dal Titolare per consentirti l’iscrizione all’Evento e gestire la tua partecipazione ad esso, l’evasione delle tue richieste, la gestione del catering, la promozione del brand Puratos e l’invio di marketing diretto.

In relazione alle finalità che perseguiamo le condizioni di liceità del trattamento sono: l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su tua richiesta, il nostro legittimo interesse e, in certi casi, il tuo consenso.

                           i.               Consentirti l’iscrizione all’Evento e gestire la tua partecipazione ad esso. I tuoi dati personali saranno raccolti per la gestione della tua partecipazione.

·            La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su tua richiesta.

La comunicazione dei dati personali per tale finalità è necessaria per consentirti di partecipare all’Evento. La conseguenza in caso di mancata comunicazione è l’impossibilità di poterti iscrivere all’Evento.

                          ii.               Evasione delle tue richieste. I tuoi dati potranno essere trattati per gestire e rispondere alle tue richieste e reclami inerenti all’acquisto dei nostri prodotti o all’utilizzo dei nostri servizi, pervenute tramite i canali di contatto presenti sul Sito.

·            La condizione di liceità del trattamento è l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su tua richiesta.

Non sei obbligato a comunicare i tuoi dati per la suddetta finalità; tuttavia, la comunicazione è un requisito necessario per poter dare seguito alle tue richieste; la conseguenza, in caso di mancata comunicazione, è l’impossibilità di dare seguito alle tue richieste.

                        iii.               I tuoi dati saranno conservati per la finalità riguardante l’agevolare il tuo check-in in albergosino alla comunicazione al tuo albergo, e comunque non oltre il giorno del tuo check-in.

                        iv.               Gestione del catering in base alle tue intolleranze e allergie. Nel caso in cui intenderai partecipare al pranzo/alla cena, ti verrà richiesto se intendi comunicare eventuali intolleranze alimentari al fine di consentire a Puratos di realizzare un servizio di catering quanto più possibile confacente ai regimi alimentari dei vari partecipanti all’Evento.

·            La condizione di liceità del trattamento è il tuo consenso esplicito. Tale consenso è libero, in mancanza il Titolare non potrà trattare i tuoi dati relativi alla salute riguardanti intolleranze e allergie. Potrai revocare tale consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del consenso prima della revoca.

                          v.               Promozione del brand e dei servizi Puratos. Durante l’Evento, possono essere trattate delle immagini che ritraggono il partecipante, raccolte mediante fotografie ovvero attraverso video (di seguito, ‘Contenuti’). I Contenuti possono essere utilizzati da Puratos a fini informativi, divulgativi, promozionali e pubblicitari, mediante i social network solitamente usati da Puratos (quali, Facebook, Twitter, Instagram, Linkedin, ecc) e/o pubblicati sui siti Puratos.

·            La condizione di liceità del trattamento è il tuo consenso. Tale consenso è libero, ma in mancanza il Titolare non potrà trattare i tuoi dati personali nei Contenuti. Potrai revocare tale consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del consenso prima della revoca.

                        vi.               Marketing diretto al partecipante. I dati personali forniti da te forniti, in qualità di partecipante all’Evento, potranno, altresì, essere utilizzati da Puratos per finalità promozionali, commerciali e di marketing sempre con riguardo ai propri prodotti e servizi, mediante modalità automatizzate di contatto (a titolo esemplificativo: sms, mms, e-mail, applicazioni web) e/o modalità tradizionale di contatto (a titolo esemplificativo: posta cartacea o chiamata telefonica con operatore).

·            La condizione di liceità del trattamento è il tuo consenso. Tale consenso è libero, ma in mancanza il Titolare non potrà trattare i tuoi dati personali nei Contenuti. Potrai revocare tale consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del consenso prima della revoca.

I tuoi dati saranno trattati con il supporto di mezzi informatici e telematici e sono protetti attraverso adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a garantirne la riservatezza, la integrità e la disponibilità.

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata. Pertanto, se i dati personali sono trattati per due differenti finalità, conserveremo tali dati fino a che non cesserà la finalità con il termine più lungo. Ad ogni modo, non tratteremo più i dati personali per quella finalità il cui periodo di conservazione sia venuto meno. I dati personali che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, verranno anonimizzati irreversibilmente (e in tal modo possono essere conservati) o cancellati.

I tuoi dati personali saranno conservati sino alla cessazione di ogni effetto d’esecuzione contrattuale inerente alla gestione, organizzazione, realizzazione e post-organizzazione dell’Evento.

Con il tuo consenso, i tuoi dati personali saranno trattati per finalità di marketing per non oltre 24 mesi, decorrenti dalla data della raccolta del tuo consenso.

I dati personali relativi alle intolleranze alimentari verranno cancellati subito dopo la realizzazione dell’Evento.

I dati personali raccolti durante l’Evento (e riguardanti lo stesso) (es. immagine), con il tuo consenso saranno trattati per la pubblicazione e diffusione tramite canali online e offline per 24 mesi successivi all’Evento; in ogni caso, il Titolare segnala che la diffusione comporta che, durante e in seguito alla pubblicazione, il Titolare potrebbe perdere il controllo di tali dati, e potrebbe essere impossibile soddisfare pienamente eventuali richieste di cancellazione.

Nel caso in cui sia necessario trattare i dati per finalità di esercizio o difesa di un diritto, questi vengono conservati per il tempo in cui eventuali pretese possono essere perseguite per legge.

I tuoi dati personali verranno trattati da persone autorizzate ed istruite al trattamento sotto la diretta autorità del Titolare, che opereranno secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutelando la riservatezza dei tuoi dati tramite misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di protezione adeguato al rischio. In alcuni casi i tuoi dati personali saranno comunicati ad altri soggetti che operano per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento a cui sono state conferite apposite istruzioni sul trattamento dei tuoi dati e la cui lista è possibile richiedere al Titolare scrivendo all’indirizzo privacy@puratos.it, tra cui società che ci forniscono servizi di assistenza informatica, servizi di elaborazione dati, ecc.

In particolare, i tuoi dati potranno essere comunicati esclusivamente per le finalità sopra specificate ai seguenti destinatari:

·       Ove tu lo richieda per il perseguimento della finalità sub (iii), all’albergo dove tu alloggerai;

·       società che erogano servizi informatici e di elaborazione dati (es. gestione e manutenzione infrastrutture e servizi informatici, ecc.);

·       società che erogano servizi di marketing;

·       collaboratori, consulenti e terzi fornitori di servizi;

·       autorità e istituzioni ai quali la facoltà di accedere agli stessi sia accordata da disposizioni di legge o di regolamenti (es. autorità di pubblica sicurezza e forze di polizia).

I Contenuti potranno, inoltre, essere oggetto di diffusione – subordinata a specifica liberatoria del partecipante – per il perseguimento della finalità di promozione del brand e dei servizi Puratos.

Il Titolare conserva e tratta i dati personali indicati all’interno dell’Unione Europea.

Il Titolare non trasferisce dati personali al di fuori dell’Unione Europea, dello Spazio economico europeo; in ogni caso, ove il Titolare in ragione ad eventuali esigenze connesse alla sede di fornitori di servizi, necessiti di trasferire dati al di fuori dell’Unione Europea o dello Spazio economico europeo in paesi per cui la Commissione Europea non abbia emesso una Decisione di Adeguatezza, lo stesso si impegna a garantire livelli di tutela e salvaguardia anche di carattere contrattuale adeguati secondo le norme applicabili, ivi inclusa la stipulazione di clausole contrattuali tipo di cui all’art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR, integrate eventualmente da misure supplementari di tipo tecnico, legale e organizzativo necessarie a garantire che il livello di protezione dei dati personali sia equivalente a quello dell’Unione Europea.

Per qualsiasi ulteriore informazione sul trasferimento dei tuoi dati personali, è possibile inviare una mail al seguente indirizzo: privacy@puratos.it.

In relazione al trattamento dei tuoi dati personali avrai sempre la possibilità di esercitare i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22), ossia:

·        ricevere conferma dell’esistenza dei dati personali e accedere al loro contenuto (diritto di accesso);

·        aggiornare, modificare e/o correggere i dati personali (diritto di rettifica);

·        chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);

·        opporti al trattamento in qualsiasi momento laddove il trattamento sia basato su un nostro legittimo interesse (diritto di opposizione);

·        nei casi previsti, ricevere copia dei dati in formato elettronico che la riguardano resi nel contesto del contratto e chiedere che tali dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).

In relazione ai trattamenti fondati sul tuo consenso, ove prestato (a titolo esemplificativo: per finalità di marketing), potrai revocare tale consenso in qualsiasi momento senza pregiudizio per la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

Per esercitare i tuoi diritti puoi inviarci una comunicazione scritta presso la sede legale di Puratos Italia S.r.l. (via Lumière Fratelli n. 37/a, Parma) ovvero scriverci al seguente indirizzo e-mail: privacy@puratos.it.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali tramite il sito web avvenga in violazione di quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, avrai sempre il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali) ovvero ricorso alla competente Autorità giudiziaria.